Antes de entrar de lleno en la presentación de Ed Hagar en el SAPPHIRE NOW 2018 y conocer sus vivencias en la implementación de SAP SuccessFactors conoceremos los generales de la empresa para tratar de ubicarnos en el entorno del proyecto.

Una fábrica de Barcos transformando su área de talento humano con SuccessFactors

Ingalls Shipbuilding es una fabrica de barcos, eso si no cualquier clase de barcos (Construye barcos de guerra), cuenta con 11,500 empleados (alrededor de un 30% son externos). Básicamente su proyecto consistió en cambiar toda su sistema de Recursos Humanos por SAP SuccessFactors.

HR Online fue el nombre que le dieron al proyecto de cambio de sistema, el tiempo estimado de implementación fue de un año (Julio 2015 a Agosto 2016)  y los módulos que implementaron fueron:

• Employee Central (32 semanas)
• Onboarding (20 semanas)
• Performance and Goals Management (15 semanas)
• Learning (18 semanas)
• Succession (se realizo en paralelo con Learning)
• Career Development (se realizo en paralelo con Learning)
• Compensation (28 semanas)
• Workforce Analytics (20 semanas)

Funcionalidades no incluidas en SuccessFactors SFSF

Antes de listar las funcionalidades “perdidas” quiero hacer mención que el listado a continuación fue lo expuesto por Ed Hagar, no olvidemos que SFSF libera funcionalidades nuevas cada 3 meses, muchas de los temas que menciono actualmente ya lo tiene incluido SuccessFactors.

El listado de las funcionalidades:

• Protección de la Información GDPR
• Gestión de Puestos
• Integración con la nomina (cuentan con un sistema legado para cálculo de nómina)
• Manejo de empleados de contingencia
• Generador de perfiles de puestos
• Centro de Servicios de Employee Central
• Integración con sistema de encuestas y análisis psicométricos de terceros

Lecciones Aprendidas (LA) durante el proyecto

LA – Employee Central

• Todos los accesos son definidos por roles: esto requiere en algunos casos un cambio en la asignación de accesos que tradicionalmente se manejan por transacción o funcionalidades
• Actualización de contratos de empleados: En la primera carga de información fue de 8000 empleados. Todos sin ningún inconveniente, obviamente el trabajo de depuración de la información un tema importante previo a la carga de la misma.
• Depuración de la información: un tema fundamental en este módulo, si no se cuenta con datos fiables puede suceder que se arruine información importante. Les paso al cargar información data ficticia de los gerentes, desencadeno en arruinar la data de beneficios de muchos empleados.
• Recontratación de empleados: el modulo al momento de la implementación no contaba con la solución, para cubrirlo se requirió un desarrollo de alrededor de 6 meses. Este tema tuve la oportunidad de verlo en el roadmap de SFSF y es un tema ya cubierto por SAP.
• No olvidar la integración con el sistema de Nominas y Finanzas: cualquier proyecto de SFSF no debe de olvidar que tiene que integrarse con el sistema de nominas (En caso de no adquirir el modulo de nominas de SFSF) y con el modulo de finanzas respectivamente

LA – Onboarding

• No se tuvieron mayores incrementos en la productividad a pesar de que se redujeron los procesos duplicados
• La integración con otros sistemas (Ej. Accesos, redes, correos electrónicos, etc.) puede ser una limitante para el funcionamiento integrado del modulo.
• Se puede programar entrevistas de salida, pero las mismas no son guardadas en el sistema. En este punto luego cuando participe de la sesión de roadmap es un tema que ya tienen cubierto.

LA – Performance / Compensantion

• Los usuarios finales se quejan de que se requieren de muchos pasos para realizar el proceso. Esto pudo ser originado ya que el encargado de la configuración ignoro la recomendación de seguir los “Best Practices”.
• Asegurarse que los tiempos para hacer las evaluaciones no sea demasiado largas y dar seguimiento periódico de las mismas. Hay una tendencia natural de dejar todo a ultima hora.

LA – Learning

• En el primer año de uso de la herramienta se incremento el uso de la herramienta de aprendizaje por parte de la organización
• Hay una tendencia de los colaboradores a obviar las presentaciones y solo tomar los exámenes. Es una mala practica de los usuarios y hay que planificar como evitarlo o sacar estadística de los mismos.

LA – Workforce Analytics

• Una gran cantidad de información, alrededor de 120 indicadores, puede ahogar a cualquier área de recursos humanos que no este preparada.
• La estrategia ganadora para poder asimilar y utilizar la información fue enfocarnos en grupo de información que estimamos importante (Biográfica y diversidad fueron los seleccionados). Ojo que esto depende mucho de la organización lo destacado aquí es que no hay que pretender analizar y enfocarse en los 120 indicadores, mas bien hay que identificar los que esten alineados con la estrategia que se quiere desarrollar.
• Una correcta estrategia tiene que ir acompañada por un equipo (o personas) que analizaran la información. Tener desarrollado

Bueno hasta aquí les dejo el resumen de la ponencia, algunas lecciones aprendidas obvias otras no tanto. Importante destacar que por ser una solución en la nube el apoyo de TI es bastante menos que en un proyecto tradicional, para cerrar la presentación Ed Hagar se despide haciendo una critica a SAP por lo complejo y burocrático que es para brindar apoyo y soporte, textualmente lo cito en este expresión “For a company that says -Run Simple-, SAP doesn’t seem organized that way”.

 

Espero que les sea de utilidad y que no se pierdan futuras entradas de mi Blog.