SAP Activate – Actividades y entregables fase de Realización

Durante la fase de realización (tercera fase del proyecto) el equipo del proyecto realiza los desarrollos y configuraciones de formal “Incremental“, esta “construcción” va acompañado de el proceso de pruebas. Las interacciones se concluyen hasta tener cubierto todos los escenarios de negocio y los requerimientos especiales.

Las principales actividades durante la “Realización” son:

  • Configurar la solución en el ambiente de calidad, usando para ello el modelo incremental teniendo de referencia el listado de “Backlog”
  • Continuar con la habilitación del equipo del proyecto
  • Ejecutar la migración de los datos
  • Completar la integración con los sistemas legados
  • Dirigir la ejecución de las pruebas
  • Desarrollar el plan de puesta en producción (Cutover Plan)
  • Preparar el plan de manejo de cambio y de entrenamiento de usuarios finales.

Durante la fase de realización se tienen 11 resultados esperados, esto hace que sea el momento donde mas “entregables” se tienen. En el siguiente articulo listo todos resultados esperados de esta fase

Resultado Esperado 1: Ejecución, supervisión y control del proyecto

Propósito:

Ejecutar, supervisar y controlar que el proyecto se desarrolle tal y como se planifico.

 

 

Entregables:
  • Gestión del Plan de Trabajo
  • Log de riesgos y problemas
  • Tablero de control de calidad
Actividades:
  • Monitorear y controlar las actividades y entregables del proyecto, para asegurar que se desarrollan en tiempo y que se cumple con el progreso del proyecto según lo planificado.
  • Asegurar que todas las actividades el proyecto tienen recursos asignados
  • Administración de los errores, puntos de acción y riesgos
  • Gestionar cambios en: el alcance del proyecto, linea base, costos, etc.
  • Informar del estatus del proyecto y los avances del mismo a los “Stakeholders”
  • Dirigir el proceso de verificación de la calidad

Resultado Esperado 2: Habilitación del equipo del proyecto nivel 2

Propósito:

Completar la transferencia de conocimiento por medio del soporte en el proceso de configuración y de las pruebas.

 

Entregables:
  • Transferencia de conocmiento
Actividades:
  • Explicar todo el proceso de configuración
  • Dar soporte durante la etapa de ejecución de las pruebas, transfiriendo el conocimiento en la resolución de problemas

Resultado Esperado 3: Configuración del sistema y demostración de la solución

Propósito:

Primeramente que la solución este debidamente configurada. Durante el proceso de configuración se debe de garantizar que se conocen exactamente las necesidades del negocio. Una vez esta configurado el sistema el mismo se debe de demostrar.

Entregables:
  • Manual de configuración
  • Documentación de la solución
  • Reportes
  • Accesos y autorizaciones
  • Demostración de la solución
Actividades:
  • Configurar el sistema utilizando los valores identificados durante la fase de exploración
  • Modificación de los formularios
  • Configuración de la reporteria
  • Cargar al sistema la data de ejemplo con el propósito de realizar la demostración
  • Demostración de la solución a los usuarios claves
  • Ajustar los procesos, donde sea necesario, con el propósito de superar los “Gaps” o perdidas de funcionalidad

Resultado Esperado 4: Desarrollo de las extensiones del programa

Propósito:

Es desarrollar todas les extensiones al productos que se identificaron en la fase de exploración y que fueron incluidas en el alcance del proyecto.

 

Entregables:
  • Desarrollo e implementación de las extensiones del programa
  • Puesta en producción de las extensiones
Actividades:
  • Adaptar las pantallas de usuario respetando las especificaciones
  • Hacer una demostración de las mejoras realizadas

Resultado Esperado 5: Configuración (ó desarrollo) de la integración en el ambiente de pruebas

Propósito:

Configurar la integración en el ambiente de calidad, asegurando contar con información lo mas parecido al ambiente de producción. Una vez la integración sea probada esta debe de ser llevada al ambiente de producción.

Entregables:
  • Configuración de integración en ambiente de calidad
  • Configuración de integración en ambiente de producción
Actividades:
  • Configurar la seguridad de la red
  • Configurar o desarrollar la integración del sistema
  • Desarrollar y documentar el “mapeo” de integración entre los sistemas
  • Realizar la carga de información de producción al ambiente de calidad
  • Repetir el proceso en el ambiente de producción

Resultado Esperado 6: Preparación y ejecución de las pruebas de la solución

Propósito:

Simular las actividades del negocio para validar que la configuración de la solución cubre todos los procesos y los requerimientos operativos del negocio.

 

Entregables:
  • Preparación de las pruebas de solución
  • Plan de pruebas
  • Reporte de ejecución de las pruebas
Actividades:
  • Actualizar el plan de ejecución de pruebas
  • Crear los escenarios adicionales que no fueron incluidas en los escenarios iniciales
  • Asignar usuarios responsables de realizar las pruebas
  • Ejecutar los escenarios de pruebas y documentarlos
  • Documentar todos los errores o problemas identificados
  • Resolver todos los errores

Resultado Esperado 7: Preparación y carga de la información al sistema

Propósito:

Es crear los archivos de carga de la información y subirlos en el sistema. Esta actividad generalmente es realizada por el “Cliente”.

 

Entregables:
  • Resultado de las pruebas de carga de información
  • Resolución de los problemas identificados en la carga
  • Verificar la calidad de la información  cargada
Actividades:
  • Desarrollar programas de extracción de la información para ambiente de pruebas
  • Extraer la información para ambiente de pruebas
  • Realizar pruebas de carga de información
  • Verificar la calidad y consistencia de la información cargada

Resultado Esperado 8: Planificación y ejecución de capacitación de usuarios finales

Propósito:

Desarrollar y ejecutar el plan de capacitación, este debe de contener todas la actividades para preparar a los usuarios finales en el uso de la solución a implementar.

 

Entregables:
  • Plan y estrategia de capacitación de usuarios finales
  • Capacitación de usuarios finales
Actividades:
  • Analizar las necesidades de aprendizaje de los usuarios finales
  • Planificar capacitaciones de los usuarios finales
  • Crear el material de capacitación
  • Impartir las capacitaciones

Resultado Esperado 9: Establecer el plan de soporte

Propósito:

Definir los procesos y recursos que van a ser requeridos para poder brindar el soporte correspondiente a los usuarios finales una vez que se libere la solución en el ambiente de producción.

Entregables:
  • Plan de soporte y entrega de la solución
Actividades:
  • Identificar los usuarios claves del negocio
  • Definir el responsable de reportar errores al proveedor de la solución
  • Incorporar a la mesa de ayuda todo lo relativo a la nueva funcionalidad o sistema a liberar

Resultado Esperado 10: Plan de transición y de puesta en producción (Cutover plan)}

Propósito:

Definir y documentar la estrategia, alcance, fechas para mover la solución y que se pase del como  sistema actual “As-is” al sistema nuevo “To-be”

 

Entregables:
  • Estrategia de puesta en producción
  • Plan de puesta en producción
  • Plan de carga de información
Actividades:
  • El equipo del proyecto se asegura que que la organización esta lista para la puesta en producción
  • Se activa el proceso de soporte de salida en vivo
  • Documentar todas las actividades de transferencia y carga de información
  • Verificar que todo esta conforme lo planificado

Resultado Esperado 11: Cierre de la Fase

Propósito:

Es confirmar que todos los entregables de la fase de realización se han completado y que todos los errores identificados durante la misma fueron resueltos. Finalmente se deben de identificar las lecciones aprendidas

Entregables:
  • Actualización del tablero de control de calidad
  • Firma de la documentación
Actividades:
  • Realizar el proceso de control de calidad
  • Firmar las actas de cierre de la fase

 

 

 

 

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