En este artículo presentare mi listado de verificación que toda empresa debería de tener antes de comprar e implementar SAP SuccessFactors. En mi experiencia considero que antes de comprar cualquier solución tecnológica deberíamos de tener un listado de verificación de solución que se va a comprar, esto lo digo porque obviamente cada solución de software y mas si es en la “Nube” tiene sus peculiaridades que son importantes conocerlas antes de adquirir la solución.

Sin más preámbulo procedo a desarrollar la lista.

Integración con otros sistemas:

Importante aterrizar este tema desde un inicio, no basta con saber que la solución se puede integrar de forma nativa o no con otras soluciones, se debe de identificar la mejor alternativa de integración de SFSF con todo nuestro “ecosistema de soluciones” con las que se va a integrar. Es decir, una solución tan robusta como SuccessFactors es lógico que tendrá integraciones mas halla de la tradicional que se tiene con el sistema de planilla.

Existen muchas opciones de integración desde las más básicas hasta las mas complejas, dependiendo de lo que vas a integrar así es la solución que deberías de adquirir (y así el precio de la solución). Es probable que este precio no sea el determinante de compra, pero si te puede ahorrar puede ahorrar algún dolor de cabeza durante la ejecución del proyecto el haber seleccionado y comprado la mejor opción, previo un análisis técnico de la opción de integración a adquirir.
Este análisis corresponde al área de tecnología, es a ellos que les corresponde analizar las distintas alternativas y dar sus recomendaciones.

Funcionalidad esperada vs funcionalidad cotizada:

Antes de comprar tienes que saber exactamente la funcionalidad que te provee cada uno de los módulos, y esa funcionalidad contrastarla contra la funcionalidad que “esperas” tener.

Un error muy común es dejarse ir solo por el nombre del módulo, y partiendo de eso “asumir” todo lo que el módulo debería de realizar. Para evitar lo anterior es importante tener claro cuales son todos los procesos que deseamos cubrir con la solución, y partiendo de esto podemos listar toda la funcionalidad que esperamos tener. Hasta este punto tenemos la mitad de la tarea hecha, hoy falta verificar con cual modulo se cubre la funcionalidad esperada.

Al hacer el análisis se puede identificar desde una etapa temprana que procesos se pueden ver impactados en la organización. Recordemos que SuccessFactors se implementa con el Framework SAP Activate y como tal toda implementación incluye el tema de las “Best Practices” de SAP.

Este análisis corresponde al área de gestión del talento (antes conocido como Recursos Humanos).

Conocer el “RME” de mi organización y compararlo contra lo ofrecido por la solución:

RME es la abreviación de Reportes Mínimos Esperados. Es más común de lo que uno espera no ver este tema en detalle, ya que tradicionalmente se comente el error de asumir que por ser una solución de clase mundial la misma va a tener todos los reportes que “Necesitamos”. También es común pensar que adquiriendo el módulo Workforce Analytics, tenemos cubierto todas nuestras necesidades de reportes.

Al identificar el RME de nuestra empresa se debe de identificar claramente la importancia de cada reporte, se que estarás pensando pero si son los reportes mínimos esperados “Todos son importantes”, pero eso esta bastante alejado de la realidad y te cito un ejemplo para explicarme. Tiene el mismo nivel de importancia el contrato de ingreso a la empresa que el listado de capacitaciones por área en LMS. Obviamente ambos pueden estar dentro del los RME pero tener claro el peso especifico de cada uno desde un inicio te dará claridad a la hora de saber cuales deben de estar incluidos en la solución y cuales no.

El tema de los reportes generalmente no se analiza en la fase de adquisición de la solución, sino mas bien se deja a la hora de seleccionar la empresa que me va a implementar el sistema. Yo soy de la idea que es conveniente antes de adquirir SFSF tener claro que reportes van a ser cubiertos por funcionalidad estándar y que reportes debo de negociar con el implementador.

Una observación cuando yo hablo de reporte, me refiero a toda consulta generada en el sistema (impresa o no) que se requiere en los procesos de gestión del talento humano.

Espacio de almacenamiento:

Recordemos que la solución de SFSF es en la nube, no es la tradicional “On Premise” que estamos adquiriendo. Así como en la vida cotidiana “El tiempo es Oro”, en la vida “Cloud” el “Espacio es Oro”.

Se debe dimensionar correctamente el espacio que requerimos, y la tarea obviamente inicia en casa, debemos de saber actualmente cuanto espacio utilizamos y en función de eso hacer el numero de lo que pudiéramos llegar a necesitar. Si es posible negociar desde un inicio el costo de los incrementos de espacio que se van a requerir.

No hay que subestimar este tema ya que uno se puede llevar sorpresas con este tema, algunos de los procesos que pueden impactar la métrica del espacio a requerir son:

Proceso de aprendizaje:

Hay que saber cuanto material de capacitación ya se tiene creado y proyectar el espacio futuro a requerir. Este proceso puede ser de los que mas espacio consuma, ya que generalmente en el proceso de capacitación se generan videos.

Proceso de contratación:

Sacar la media de espacio requerido por candidato postulante (considerar hojas de vida, documentos de identificación escaneados, exámenes psicométricos, certificaciones o diplomas digitalizados, etc.). Ya con el dato proyectarlo por los procesos actuales que se realizan y determinar el espacio que se requiere

Proceso de pago de planilla:

Se van a digitalizar los comprobantes de pago y se dejara disponible para consulta, dependiendo de la cantidad de procesos que realicen y el numero de colaboradores este proceso puede llegar a consumir mucho espacio.

Ingreso al sistema:

Este tema casi nadie lo evalúa antes de adquirir una solución, y aunque claramente no va a ser un elemento que determine la adquisición de la solución o no, el tener conocimiento de las alternativas de acceso que se tengan pueden ahorrarles algunos problemas futuros.

Recordemos que la magia de SuccessFactors está en dos temas: dar visibilidad de los procesos de “Gestión del talento” a TODA LA ORGANIZACIÓN y la movilidad. A mi forma de ver no hay otra solución tecnológica que tenga un alcance tan amplio como implementar una solución de “Recursos Humanos”, ya que prácticamente todos los colaboradores se van a ver impactados por el mismo.

Identificar desde un inicio como “Todos” los colaboradores van a ingresar al sistema y gestionar sus datos desde ahí no tiene precio. Se imaginan el impacto que puede tener para la mesa de ayuda una organización con 20,000 colaboradores que tengan un usuario y password nuevo para ingresar a un sistema más, obviamente seria mas sencillo si el usuario y password a utilizar fuera “El mismo que para todos los otros sistemas”, y ahí la promesa de Single Sign On y confirmar si es realizable con la infraestructura que se posee es importante.

Integración entre Módulos SFSF:

Ya hemos dicho que es necesario conocer los procesos de Gestión de talento que queremos cubrir, pues ahora se trata de identificar como el proceso pasa por cada uno de los módulos de SFSF. Haciendo este análisis tendremos la certeza de que los módulos que se están adquiriendo garantizan una cobertura de los procesos que actualmente tenemos.

Esto mismo nos permite saber el impacto que tendrá en nuestros procesos el no adquirir determinado modulo. Lo ideal para cubrir este tema es solicitar una demostración detallada y por procesos de la solución. Esta es una excelente oportunidad también para conocer de primera mano la posible transformación que tendrán los procesos una vez se tenga la solución implementada.

Flujos de trabajo:

Los flujos de trabajo, también conocidos como workflows, son los que nos permiten en muchos de los escenarios de trabajos que la interacción correcta y sincronizada entre los diversos actores de un proceso. Piensen en cuantos actores pueden intervenir en el proceso de contratación de un colaborador para una nueva plaza, dependiendo de la política de la empresa pero en algunos casos pueden llegar a participar hasta 8 personas diferentes en el proceso. El asegurar que cada persona reciba una notificación, realice la parte del proceso que corresponde y que todo se realice en el orden que se planeo es una de las principales responsabilidades del flujo de trabajo.

Este tema es mas bien ha ser considerado en la implementación, ya que SuccessFactors tiene la funcionalidad depende del equipo de implementación (Consultores y equipo interno) que lo implementen correctamente. Para asegurarse de tener la cobertura suficiente es importante tener claro todos los procesos que pueden utilizar de los flujos de trabajo, cuantificarlos y negociar con el equipo de implementación la cantidad requerida.