Re-modelando la Oficina de Proyectos (PMO)

Como bien se imaginarán rediseñar o diseñar la oficina de proyectos , es todo un proyecto en sí. En este articulo pretendo hacer la introducción en el tema.

Temas a tratar en el post

Para entrarle al tema lo voy a desglosar en los siguientes sub-temas:

• ¿Cuál es el objetivo del diseño o re-modelar el área física de la PMO?
• ¿Con cuanto presupuesto cuento?
• ¿Qué áreas debo de considerar?

Espero que sea de mucha utilidad el artículo.

¿Cuál es el objetivo de la “Re-modelación”?

Como todo cambio debe tener una razón principal, es decir si vamos a invertir recursos de la empresa es importante tener claro que es lo que queremos conseguir de dicha inversión.
Ya que hablamos del área de trabajo la PMO y en mi caso particular busco favorecer el trabajo bajo una metodología Ágil (SAP Activate), tenemos que tener en mente contar con un espacio que sea fácilmente adaptable y flexible.

El tamaño de los equipos es diverso (siempre hay que recordar que los equipos no deben de ser mas de 7), Si la configuración de nuestra área de trabajo es fácilmente adaptable esto nos permite poderlos tener trabajando a todos los miembros del equipo juntos y eso realmente “No tiene precio”.

Beneficios de integrar al equipo en una sola área

Obviamente al tener al equipo trabajando en el proyecto en una misma área tenemos otros beneficios:

• Se favorece la creatividad
• Hay una mayor sinergia
• La transferencia de conocimiento es mayor
• Se “Puede” lograr una mayor productividad

Note que destaco la palabra “Puede”, porque no siempre se logra incrementar la productividad. Ya que un efecto no deseado de tener a todo el equipo reunido en una sola área es: que es fácil distraerse.

Teniendo en cuenta esto cuando entremos en el tema de “las áreas a considerar” trataremos de minimizar el riesgo. (como buenos Project Managers siempre hacemos la gestión de riesgo de los proyectos)

Presupuesto

Si contamos con suficiente presupuesto es aconsejable contratar a expertos en el diseño de espacios, tratar de hacerlo sin conocimiento específicos puede llevar a varios re-procesos o desperdicios.

Como generalmente no hay proyectos perfectos, por lo que asumo que no contamos con suficiente presupuesto para contratar a una firma de diseño de clase mundial.

En la mayoría de los casos debemos partir del presupuesto que nos asignen y ver hasta donde podemos llegar con nuestra re-adecuación del espacio.

Si notan tenemos un tema importante que zanjar aquí, que es primero el recurso (presupuesto) o el alcance (adecuación de espacios). Si somos “puristas” lo primero a definir es el alcance, pero la realidad nos aterriza y en la mayoría de los casos te asignan un presupuesto y tenemos que ver como maximizar el mismo.

Al definir que nuestra metodología de manejo de proyectos es Ágil, los expertos del diseño nos dicen que se pueden lograr ahorros de hasta el 20% (Tomado de OfficePrinciples.com), de entrada entonces ya vamos ganando en nuestro objetivo de maximizar el presupuesto.

Lista priorizada para considerar en el presupuesto

Buen inicio el anterior ¿no les parece?, hoy tomando de base a el manifiesto ágil procedemos a identificar nuestras prioridades en la asignación de presupuesto:

• Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas: Partiendo de esto estamos claros que nuestra prioridad será que las personas estén en un ambiente agradable de trabajo. Es decir la ubicación tiene que estar correctamente iluminada, contar con mobiliario adecuado al espacio y que la comunicación entre los miembros del equipo sea la mejor.
• Software funcionando sobre documentación extensiva: Si nuestro enfoque es tener software funcionando es importante que los miembros del equipo cuenten con todos sus puntos de conexión y acceso a las fuentes de poder adecuadas. No sacrifiquemos “Conectividad” por “Gusto estético”, requerimos que nuestro equipo de trabajo sea lo mas productivo y partimos de los básico, les dejo mi lista en orden de prioridades:
  1. La mejor conexión a nuestra RED de trabajo
  2. Acceso a fluido eléctrico
  3. Buen sistema de acondicionamiento de aire
  4. Espacios abiertos y amplios
  5. Pizarras
  6. Sillas ergonómicas
  7. Mesa de trabajo (mesas movibles y modulares)
  8. Telefonía
  9. Monitores
  10. Televisores o equipos de proyección
  11. Muebles para guardar artículos personales
  12. Cafeteras / Refrigeradoras / Dispensadoras de Snacks
• Colaboración con el cliente sobre negociación contractual: Se debe de contar con la mayor cantidad de medios para facilitar la comunicación con nuestro cliente, es por ello que la conexión a nuestra RED de trabajo lo ubico en primer lugar ya que nos ayuda a cumplir 3/4 de los puntos del manifiesto
• Respuesta ante el cambio sobre seguir un plan: para entender “los cambios” se debe de contar con espacios que faciliten la comprensión de los mismos

Bueno ahora si ya estamos listos para ver hasta donde nos llega el presupuesto, idealmente si cubrimos los 12 puntos de la lista que sugiero tendremos una buena área de trabajo, y en caso que no se logre cubrir todo en un primer momento noten que del punto 4 en adelante todo se puede ir haciendo gradualmente.

Áreas a Considerar

Son varias las “secciones” o “áreas” con las que debemos contar en el espacio destinado a la oficina de proyectos. Esta es mi lista de Áreas en el orden de prioridad:

1. Área de trabajo en equipo.
2. Espacio para concentración y enfoque: Se deben de destinar espacios idealmente aislados.
3. Destinar un espacio para Colaboración: Idealmente en este espacio es donde tenemos nuestro backlog del proyecto, pizarras, proyectores.
4. Espacio de relajación: es el área donde ubicaremos refrigeradora, cafetera, etc.